Comment puis-je déposer une réclamation ?

Cette page contient des informations sur :

  • Les types de plaintes sur lesquelles notre bureau peut enquêter
  • Que faire si vous avez une plainte
  • Comment déposer une plainte auprès du commissaire
  • À quoi s'attendre après avoir déposé une plainte

Remarque : mise à jour des directives de dépôt
Nous avons mis à jour nos politiques et procédures de dépôt de plaintes afin d'introduire des limites concernant le nombre de dossiers en cours et le nombre maximal de pages, ainsi que des recommandations sur l'utilisation de grands modèles linguistiques (outils d'IA). Veuillez consulter les critères mis à jour ci-dessous et prendre connaissance de nos recommandations révisées avant de déposer votre plainte.

Types de plaintes

L'OIPC examine deux types de plaintes.

  1. Plaintes relatives à la protection de la vie privée

    Une plainte relative à la protection de la vie privée peut être déposée lorsque vous avez des préoccupations concernant la manière dont un « organisme public » ou une « organisation » du secteur privé a traité ou géré vos renseignements personnels. Les plaintes relatives à la protection de la vie privée peuvent inclure :

    • la collecte non autorisée de vos renseignements personnels,
    • l'utilisation non autorisée de vos renseignements personnels,
    • la divulgation non autorisée de vos données personnelles,
    • une sécurité insuffisante de vos données personnelles ; ou
    • Refus de corriger ou d'annoter les dossiers contenant vos informations personnelles.

  2. Plaintes relatives à l'accès

    Des plaintes relatives à l'accès peuvent être déposées lorsque vous êtes préoccupé par un acte ou une omission d'un organisme ou d'une organisation publique en rapport avec votre demande d'accès. Les plaintes relatives à l'accès diffèrent d'une demande de réexamen de la réponse d'un organisme ou d'une organisation publique à une demande de documents. Les plaintes relatives à l'accès peuvent inclure :

    • Un manquement à l'obligation de faire un effort raisonnable pour vous aider ;
    • Une recherche insuffisante de documents en réponse à votre demande d'accès aux documents ;
    • Une évaluation inappropriée des frais ;
    • Un refus de renoncer aux frais facturés ; ou
    • Une prolongation non autorisée du délai pris par l'organisme ou l'organisation publique pour répondre à votre demande d'accès.

    Le dépôt d'une plainte auprès du bureau du commissaire est gratuit.

Que faire si vous avez une plainte 

  1. La première étape consiste à tenter de résoudre votre plainte directement avec l'organisme public ou l'organisation concerné(e). Soumettez votre plainte par écrit directement à l'organisme public ou au responsable de la protection des données de l'organisation. Fournissez autant de détails que possible afin de les aider à comprendre la nature de votre plainte. Demandez à l'organisme public ou à l'organisation d'expliquer le fondement juridique de son action.
  2. Accordez à l'organisme public ou à l'organisation un délai d'au moins 30 jours ouvrables pour répondre. En règle générale, nous n'acceptons pas les plaintes tant que vous n'avez pas attendu au moins 30 jours ouvrables pour obtenir une réponse. Conservez des copies de votre correspondance avec l'organisme public ou l'organisation, car nous devrons les consulter.
  3. Si, au bout de 30 jours ouvrables, vous n'avez pas reçu de réponse de l'organisme public ou de l'organisation, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau.
  4. Ou, si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont l'organisme public ou l'organisation a traité votre plainte, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau.

Comment déposer une plainte auprès du bureau du commissaire

Si vous avez tenté de résoudre votre plainte directement auprès d'un organisme public ou d'une organisation et que vous n'êtes toujours pas satisfait de la résolution, ou s'ils n'ont pas répondu à votre plainte, vous pouvez déposer une plainte auprès du bureau du commissaire. Le dépôt d'une plainte auprès du commissaire est gratuit.

Pour déposer une plainte auprès du Commissaire :

  1. Formulez votre plainte par écrit, en traitant un seul sujet à la fois. Vous pouvez utiliser nos formulaires, notre formulaire en ligne, ou nous envoyer une lettre ou un e-mail expliquant de manière concise les détails de votre cas. Les plaintes doivent être soumises via le formulaire en ligne, le formulaire web ou un document écrit de deux pages (police de 12 points [environ 500 mots]). Elles doivent également inclure les pièces justificatives énumérées ci-dessous. Les soumissions dépassant ces limites pourraient ne pas être prises en compte et entraîner le rejet de votre plainte. Si vous n’ êtes pas en mesure de déposer une plainte par écrit et avez besoin d’aménagements, veuillez nous appeler au (250) 387-5629. Vous trouverez également nos numéros de téléphone sur notre page Web « Contactez-nous ». Si vous utilisez un LLM (tel que ChatGPT, CoPilot, Perplexity) pour rédiger votre plainte, veuillez vous référer aux conseils de l’OIPC qui soulignent la nécessité de faire preuve de prudence quant à ce que vous partagez, de surveiller les inexactitudes et les hallucinations, de donner la priorité à la vie privée et de connaître vos droits. Veuillez vérifier l'exactitude des informations telles que les décisions judiciaires, les ordonnances de l'OIPC et les autres sources citées par un LLM.
  2. Lorsque vous déposez une plainte auprès de notre bureau, soyez précis quant à ce qui s'est passé et à vos préoccupations. Si vous formulez des allégations vagues ou générales, le traitement de votre plainte pourrait être retardé pendant que nous vous contactons pour obtenir des éclaircissements.

  3. Lorsque vous déposez une plainte relative à la protection de la vie privée, veuillez nous envoyer les documents suivants :

    • Les pièces justificatives à l'appui de votre plainte ;
    • Une copie de votre plainte écrite adressée à l'organisme public ou à l'organisation ; et
    • Une copie de la réponse de l'organisme public ou de l'organisation (le cas échéant).

  4. Si vous déposez une plainte relative à l'accès à des documents, veuillez envoyer les documents suivants :

    • Une copie de votre demande initiale de documents ;
    • Une copie de la réponse de l'organisme public ou de l'organisation (le cas échéant) ; 
    • Une copie de votre plainte écrite relative à l'accès adressée à l'organisme public ou à l'organisation ; et
    • Une copie de la réponse de l'organisme public ou de l'organisation (s'il y en a eu une).

À quoi s'attendre

Notre équipe chargée de l'examen des dossiers examinera votre plainte et vos documents conformément à nos politiques et critères afin de déterminer si un dossier de plainte sera ouvert. Si nous refusons d'enquêter sur votre plainte, vous recevrez une lettre expliquant les raisons de ce refus.

Si votre plainte est acceptée, vous recevrez une lettre de notification à cet effet. Veuillez noter que votre nom et vos coordonnées, ainsi qu'une copie de votre plainte, seront communiqués à l'organisme public ou à l'organisation contre lequel/laquelle vous portez plainte. Votre dossier pourra être confié à un agent chargé de l'examen des dossiers ou à un enquêteur chargé de la résolution rapide s'il semble possible de résoudre votre plainte sans délai. Dans le cas contraire, votre dossier sera mis en attente pour être attribué à un enquêteur. En raison du volume élevé de demandes et de plaintes reçues par notre bureau, il se peut que votre dossier ne soit attribué à un enquêteur qu'après un certain temps. Lorsqu'un enquêteur commencera à travailler sur votre dossier, vous recevrez un avis par courrier vous informant que le dossier a été attribué, qui comprendra le nom et les coordonnées de l'enquêteur.

L'enquêteur mènera une enquête sur votre plainte et, après avoir examiné les preuves et la loi, rendra une conclusion indiquant si l'organisme public ou l'organisation s'est conformé ou non à la législation. Dans certains cas, l'enquêteur pourra peut-être faciliter une résolution de votre plainte par la médiation. Dans d’autres cas, lorsque la question de la conformité n’est pas résolue ou qu’aucune solution n’a été trouvée, l’enquêteur peut renvoyer l’affaire pour une enquête officielle pouvant aboutir à une ordonnance exécutoire. Dans certaines circonstances, le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (OIPC) peut considérer qu’une affaire est résolue et refuser de poursuivre l’enquête.

Le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée veille à ce que la législation en matière de protection de la vie privée et d’accès à l’information soit correctement appliquée dans les circonstances. Notre approche pour résoudre les litiges entre les particuliers et les organismes ou organisations publics est axée sur la réparation. En d’autres termes, nous essayons d’aider les organismes et organisations publics à se conformer à la loi plutôt que de les sanctionner. Nous n’accordons pas de dommages-intérêts ni n’imposons de sanctions comme le ferait un tribunal.

Pour plus d’informations sur la procédure de plainte, consultez la section « Documents d’orientation » de notre site Web.