Comment puis-je déposer une réclamation ?

Cette page contient des informations sur :

  • Les types de plaintes sur lesquelles notre service peut enquêter
  • Que faire si vous souhaitez déposer une plainte
  • Comment déposer une plainte auprès du commissaire
  • À quoi s'attendre après avoir déposé une plainte

Remarque : mise à jour des directives de dépôt
Nous avons mis à jour nos politiques et procédures relatives aux dépôts de plaintes afin d’introduire des limites concernant le nombre de dossiers en cours et le nombre maximal de pages, ainsi que des recommandations sur l’utilisation des grands modèles linguistiques (outils d’IA). Veuillez consulter les critères mis à jour ci-dessous ainsi que nos directives révisées avant de déposer votre plainte : Guide des procédures de l’OIPC (FIPPA), Guide des procédures de l’OIPC (PIPA).

Types de plaintes

L’OIPC examine deux types de plaintes.

  1. Plaintes relatives à la protection de la vie privée

    Une plainte relative à la protection de la vie privée peut être déposée lorsque vous avez des préoccupations concernant la manière dont un « organisme public » ou une « organisation » du secteur privé a traité ou géré vos renseignements personnels. Les plaintes relatives à la protection de la vie privée peuvent porter sur :

    • la collecte non autorisée de vos données à caractère personnel,
    • l'utilisation non autorisée de vos renseignements personnels,
    • la divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel,
    • une sécurité insuffisante de vos données à caractère personnel ; ou
    • Refus de corriger ou d'annoter des dossiers contenant vos données à caractère personnel.

  2. Plaintes relatives à l'accès

    Des réclamations relatives à l’accès peuvent survenir lorsque vous êtes préoccupé par un acte ou une omission d’un organisme ou d’une organisation publique en rapport avec votre demande d’accès. Les réclamations relatives à l’accès diffèrent d’une demande de réexamen de la réponse d’un organisme ou d’une organisation publique à une demande de documents. Les réclamations relatives à l’accès peuvent inclure :

    • L'absence d'efforts raisonnables pour vous aider ;
    • Une recherche insuffisante de documents en réponse à votre demande d'accès ;
    • Une fixation inappropriée des frais ;
    • Un refus de renoncer aux frais fixés ; ou
    • Une prolongation non autorisée du délai imparti à l'organisme ou à l'organisation publique pour répondre à votre demande d'accès.

    Le dépôt d’une réclamation auprès du bureau du commissaire est gratuit.

Que faire si vous avez une réclamation ? 

  1. La première étape consiste à tenter de résoudre votre réclamation directement auprès de l'organisme public ou de l'organisation concerné(e). Adressez votre réclamation par écrit directement à l'organisme public ou au délégué à la protection des données de l'organisation. Fournissez autant de détails que possible afin de les aider à comprendre la nature de votre réclamation. Demandez à l'organisme public ou à l'organisation de vous expliquer sur quelle base juridique il ou elle a agi.
  2. Accordez à l'organisme public ou à l'organisation un délai d'au moins 30 jours ouvrables pour vous répondre. En règle générale, nous n'acceptons pas les réclamations tant que vous n'avez pas attendu au moins 30 jours ouvrables pour obtenir une réponse. Conservez des copies de votre correspondance avec l'organisme public ou l'organisation, car nous devrons les consulter.
  3. Si, au bout de 30 jours ouvrables, vous n’avez pas reçu de réponse de l’organisme public ou de l’organisation, vous pouvez déposer une réclamation auprès de notre bureau.
  4. De même, si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont l’organisme public ou l’organisation a traité votre réclamation, vous pouvez déposer une réclamation auprès de notre bureau.

Comment déposer une réclamation auprès du bureau du commissaire

Si vous avez tenté de résoudre votre réclamation directement auprès d’un organisme public ou d’une organisation et que vous n’êtes toujours pas satisfait de la solution proposée, ou si celui-ci n’a pas répondu à votre réclamation, vous pouvez déposer une réclamation auprès du bureau du commissaire. Le dépôt d’une réclamation auprès du commissaire est gratuit.

Pour déposer une réclamation auprès du Commissaire :

  1. Veuillez remplir notre formulaire en ligne, un sujet à la fois, et joindre des copies des documents requis énumérés ci-dessous. Si vous avez besoin d’aménagements, veuillez nous appeler au (250) 387-5629. Si vous utilisez un LLM (tel que ChatGPT, CoPilot ou Perplexity) pour rédiger votre plainte, veuillez vous reporter aux recommandations de l’OIPC qui soulignent la nécessité de faire preuve de prudence quant aux informations que vous partagez, de rester vigilant face aux inexactitudes et aux « hallucinations », de donner la priorité à la protection de la vie privée et de connaître vos droits. Veuillez vérifier l’exactitude des éléments cités par un LLM, tels que les décisions judiciaires, les ordonnances de l’OIPC et d’autres sources.
  2. Lorsque vous déposez une plainte auprès de notre bureau, soyez précis quant à ce qui s’est passé et à vos préoccupations. Si vous formulez des allégations vagues ou générales, le traitement de votre plainte pourrait être retardé le temps que nous vous contactions pour obtenir des éclaircissements.

  3. Lorsque vous déposez une plainte relative à la protection de la vie privée, veuillez nous envoyer les documents suivants :

    • Une copie de votre plainte écrite adressée à l’organisme public ou à l’organisation ; 
    • Une copie de la réponse de l’organisme public ou de l’organisation (le cas échéant) ;
    • Un résumé de votre plainte (500 mots maximum).

  4. Si votre réclamation concerne l'accès à des documents, veuillez nous envoyer les documents suivants :

    • Une copie de votre demande initiale d'accès aux documents ;
    • Une copie de la réponse de l'organisme public ou de l'organisation (le cas échéant) ; 
    • Une copie de votre réclamation écrite relative à l'accès aux documents adressée à l'organisme public ou à l'organisation ; 
    • Une copie de la réponse de l'organisme public ou de l'organisation (le cas échéant) ;
    • Un résumé de votre réclamation (500 mots maximum)

Les soumissions dépassant la limite de 500 mots risquent de ne pas être prises en compte et pourraient entraîner le rejet de votre réclamation. 

À quoi s'attendre

Notre équipe chargée de l'examen des dossiers examinera votre réclamation et vos pièces justificatives conformément à nos politiques et à nos critères afin de déterminer s'il y a lieu d'ouvrir un dossier de réclamation. Si nous refusons d'enquêter sur votre réclamation, vous recevrez une lettre expliquant les raisons de ce refus.

Si votre réclamation est acceptée, vous recevrez une lettre de notification à cet effet. Veuillez noter que votre nom et vos coordonnées, ainsi qu’une copie de votre réclamation, seront communiqués à l’organisme public ou à l’organisation faisant l’objet de votre réclamation. Votre dossier pourra être confié à un agent chargé de l’examen des dossiers ou à un enquêteur spécialisé dans la résolution rapide s’il apparaît qu’il est possible de résoudre votre plainte sans délai. Dans le cas contraire, votre dossier sera mis en attente en vue de son attribution à un enquêteur. En raison du volume élevé de demandes et de plaintes reçues par notre bureau, l’attribution de votre dossier à un enquêteur peut prendre un certain temps. Lorsqu’un enquêteur commencera à traiter votre dossier, vous recevrez un avis par courrier vous informant que le dossier a été attribué, qui comprendra le nom et les coordonnées de l’enquêteur.

L’enquêteur mènera l’enquête sur votre plainte et, après avoir examiné les éléments de preuve et la législation, rendra une conclusion indiquant si l’organisme public ou l’organisation concerné(e) s’est conformé(e) ou non à la législation. Dans certains cas, l’enquêteur pourra éventuellement faciliter une résolution de votre plainte par la médiation. Dans d’autres cas, lorsque la question de la conformité reste en suspens ou qu’aucune solution n’a pu être trouvée, l’enquêteur peut renvoyer l’affaire pour une enquête officielle pouvant déboucher sur une décision exécutoire. Dans certaines circonstances, l’OIPC peut considérer qu’une affaire est résolue et refuser de poursuivre l’enquête.

Le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée veille à ce que la législation relative à la protection de la vie privée et à l’accès à l’information soit correctement appliquée en fonction des circonstances. Notre approche pour résoudre les litiges entre des particuliers et des organismes publics ou des organisations est axée sur la recherche de solutions. En d’autres termes, nous essayons d’aider les organismes publics et les organisations à se conformer à la loi plutôt que de les sanctionner. Nous n’accordons pas de dommages-intérêts ni n’imposons de sanctions comme le ferait un tribunal.

Pour plus d’informations sur la procédure de plainte, consultez la section « Document d’orientation » de notre site web.