Come posso presentare un reclamo?

Questa pagina contiene informazioni su:

I tipi di reclami che il nostro ufficio può esaminare
Cosa fare se si desidera presentare un reclamo
Come presentare un reclamo al Commissario
Cosa aspettarsi dopo aver presentato un reclamo

Nota: linee guida aggiornate per la presentazione dei reclami
Abbiamo aggiornato le nostre politiche e procedure per la presentazione dei reclami al fine di introdurre limiti al numero di fascicoli attivi e al numero massimo di pagine, nonché linee guida sull'uso di modelli linguistici di grandi dimensioni (strumenti di intelligenza artificiale). Si prega di consultare i criteri aggiornati di seguito e di consultare le nostre linee guida riviste prima di inviare il reclamo.

Tipi di reclami

L'OIPC indaga su due tipi di reclami.

Reclami in materia di privacy
Un reclamo in materia di privacy può sorgere quando si nutrono preoccupazioni riguardo al modo in cui un "ente pubblico" o un'"organizzazione" del settore privato ha gestito o trattato i propri dati personali. I reclami in materia di privacy possono includere:
- Raccolta non autorizzata dei propri dati personali,
- L'uso non autorizzato dei propri dati personali,
- Divulgazione non autorizzata dei propri dati personali,
- Sicurezza inadeguata dei dati personali; oppure
- Rifiuto di correggere o annotare i registri contenenti i dati personali dell'utente.
Reclami relativi all'accesso
I reclami relativi all'accesso possono sorgere quando l'utente è preoccupato per un'azione, o per l'omissione di un'azione, da parte di un ente pubblico o di un'organizzazione in relazione alla sua richiesta di accesso. I reclami relativi all'accesso sono diversi da una richiesta di revisione della risposta di un ente pubblico o di un'organizzazione a una richiesta di documenti. I reclami relativi all'accesso possono includere:
- La mancata adozione di misure ragionevoli per assistervi;
- Una ricerca inadeguata dei documenti in risposta alla richiesta di accesso;
- Una valutazione inappropriata delle spese;
- Il rifiuto di rinunciare a una tariffa applicata; oppure
- Una proroga non autorizzata dei tempi impiegati dall'ente o dall'organizzazione pubblica per rispondere alla vostra richiesta di accesso.
Non è prevista alcuna tariffa per presentare un reclamo all'ufficio del Commissario.

Cosa fare in caso di reclamo

Il primo passo è cercare di risolvere il reclamo direttamente con l'ente pubblico o l'organizzazione. Invia il reclamo per iscritto direttamente all'ente pubblico o al responsabile della privacy dell'organizzazione. Fornisci quanti più dettagli possibile per aiutarli a capire la natura del tuo reclamo. Chiedi all'ente pubblico o all'organizzazione di spiegare la loro autorità legale per fare ciò che hanno fatto.
Concedi all'ente pubblico o all'organizzazione almeno 30 giorni lavorativi per rispondere. In genere non accettiamo reclami finché non hai atteso almeno 30 giorni lavorativi per una risposta. Conserva le copie della tua corrispondenza con l'ente pubblico o l'organizzazione, poiché dovremo visionarle.
Se dopo 30 giorni lavorativi non hai ricevuto una risposta dall'ente pubblico o dall'organizzazione, puoi presentare un reclamo al nostro ufficio.
Oppure, se non siete soddisfatti del modo in cui l'ente pubblico o l'organizzazione ha gestito il vostro reclamo, potete presentare un reclamo al nostro ufficio.

Come presentare un reclamo all'Ufficio del Commissario

Se hai cercato di risolvere il tuo reclamo direttamente con un ente pubblico o un'organizzazione e non sei soddisfatto della soluzione, o se non hanno risposto al tuo reclamo, puoi presentare un reclamo all'Ufficio del Commissario. Non è prevista alcuna tassa per la presentazione di un reclamo al Commissario.

Per presentare un reclamo al Commissario:

Invia il tuo reclamo per iscritto, un problema alla volta. Puoi utilizzare i nostri moduli, il nostro modulo online, oppure puoi scriverci una lettera o un'e-mail che spieghi in modo conciso i dettagli del tuo caso. I reclami devono essere presentati esclusivamente tramite il modulo online, il modulo web o una comunicazione scritta di due pagine (carattere 12 [circa 500 parole]). Devono inoltre includere la documentazione elencata di seguito. Le comunicazioni che superano questi limiti potrebbero non essere prese in considerazione e potrebbero comportare il mancato accoglimento del reclamo. Se non siete in grado di presentare un reclamo scritto e avete bisogno di assistenza, chiamateci al numero (250) 387-5629. I numeri di telefono sono disponibili anche sulla nostra pagina web "Contattaci". Se si utilizza un LLM (come ChatGPT, CoPilot, Perplexity) per scrivere il reclamo, si prega di fare riferimento alle linee guida dell'OIPC che sottolineano la necessità di prestare attenzione a ciò che si condivide, di stare attenti a inesattezze e allucinazioni, di mettere la privacy al primo posto e di conoscere i propri diritti. Si prega di verificare l'accuratezza di elementi quali decisioni legali, ordinanze dell'OIPC e altre fonti citate da un LLM.
Quando si presenta un reclamo al nostro ufficio, si prega di essere specifici su ciò che è accaduto e su quali sono le proprie preoccupazioni. Se si formulano accuse vaghe o generiche, l'elaborazione del reclamo potrebbe subire ritardi mentre vi contattiamo per chiarimenti.
Quando si presenta un reclamo in materia di privacy, inviarci i seguenti documenti:
- Documentazione a sostegno del reclamo;
- Una copia del reclamo scritto inviato all'ente pubblico o all'organizzazione; e
- Una copia della risposta dell'ente pubblico o dell'organizzazione (se presente).
Se state presentando un reclamo relativo all'accesso, inviate la seguente documentazione:
- Una copia della tua richiesta originale di accesso ai documenti;
- Una copia della risposta dell'ente pubblico o dell'organizzazione (se presente);
- Una copia del reclamo scritto relativo all'accesso inviato all'ente pubblico o all'organizzazione; e
- Una copia della risposta dell'ente pubblico o dell'organizzazione (se presente).

Cosa aspettarsi

Il nostro team di revisione dei casi esaminerà il reclamo e la documentazione in base alle nostre politiche e ai nostri criteri per determinare se aprire un fascicolo di reclamo. Se decidiamo di non indagare sul reclamo, riceverai una lettera che spiega il motivo della nostra decisione.

Se il reclamo viene accettato, riceverai una lettera di notifica in tal senso. Ti preghiamo di notare che il tuo nome e le tue informazioni di contatto, così come una copia del reclamo, saranno condivisi con l'ente pubblico o l'organizzazione oggetto del reclamo. Il tuo fascicolo potrebbe essere assegnato a un funzionario addetto alla revisione dei casi o a un investigatore per la risoluzione rapida se sembra esserci la possibilità di risolvere il tuo reclamo senza indugio. In caso contrario, il tuo fascicolo verrà inserito in una lista d'attesa per l'assegnazione a un investigatore. A causa dell'elevato volume di richieste e reclami ricevuti dal nostro ufficio, potrebbe trascorrere del tempo prima che il tuo fascicolo venga assegnato a un investigatore. Quando un investigatore inizierà a lavorare sul tuo fascicolo, riceverai una comunicazione per posta che ti informerà dell'assegnazione del fascicolo, nella quale saranno inclusi il nome e i recapiti dell'investigatore.

L'investigatore esaminerà il vostro reclamo e, dopo aver valutato le prove e la legge, formulerà un parere, che potrà indicare se l'ente o l'organizzazione pubblica abbia o meno rispettato la legislazione. In alcuni casi l'investigatore potrà mediare una risoluzione del vostro reclamo. In altri casi, qualora la questione della conformità non sia stata risolta o non sia stato raggiunto un potenziale rimedio, l'investigatore potrà deferire la questione per un'indagine formale che potrà sfociare in un'ordinanza vincolante. In determinate circostanze, l'OIPC potrà considerare la questione risolta e decidere di non proseguire con l'indagine.

L'Ufficio del Commissario per l'informazione e la privacy garantisce che la legislazione in materia di privacy e accesso alle informazioni sia applicata correttamente nelle circostanze. Il nostro approccio alla risoluzione delle controversie tra individui ed enti o organizzazioni pubbliche è di natura correttiva. In altre parole, cerchiamo di aiutare gli enti e le organizzazioni pubbliche a conformarsi alla legge piuttosto che punirli. Non concediamo risarcimenti né comminiamo sanzioni come fa un tribunale.

Per ulteriori informazioni sulla procedura di reclamo, consulta la sezione " Documenti di orientamento " del nostro sito web.