Come posso presentare un reclamo?

Questa pagina contiene informazioni su:

• I tipi di reclami che il nostro ufficio può esaminare
• Cosa fare in caso di reclamo
• Come presentare un reclamo al Commissario
• Cosa aspettarsi dopo aver presentato un reclamo

Nota: Linee guida aggiornate per la presentazione dei reclami
Abbiamo aggiornato le nostre politiche e procedure relative alla presentazione dei reclami per introdurre limiti al numero di fascicoli attivi e al numero massimo di pagine, oltre a fornire indicazioni sull’uso dei modelli linguistici di grandi dimensioni (strumenti di intelligenza artificiale). Si prega di consultare i criteri aggiornati riportati di seguito e di prendere visione delle nostre linee guida riviste prima di presentare il reclamo: Guida alle procedure dell’OIPC (FIPPA), Guida alle procedure dell’OIPC (PIPA).

Tipi di reclami

L’OIPC esamina due tipi di reclami.

1. Reclami in materia di privacy

   Un reclamo in materia di privacy può sorgere quando si nutrono preoccupazioni riguardo al modo in cui un «ente pubblico» o un’«organizzazione» del settore privato ha gestito o trattato i propri dati personali. I reclami in materia di privacy possono includere:

   • Raccolta non autorizzata dei propri dati personali,
   • L'utilizzo non autorizzato dei propri dati personali,
   • Divulgazione non autorizzata dei propri dati personali,
   • Sicurezza inadeguata dei propri dati personali; oppure
   • Rifiuto di correggere o annotare i dati contenenti le informazioni personali dell'utente.
     
     
2. Reclami relativi all’accesso

   I reclami relativi all’accesso possono sorgere quando l’utente nutre preoccupazioni riguardo a un’azione, o a un’omissione, da parte di un ente pubblico o di un’organizzazione in relazione alla propria richiesta di accesso. I reclami relativi all’accesso sono diversi da una richiesta di revisione della risposta fornita da un ente pubblico o da un’organizzazione a una richiesta di documenti. I reclami relativi all’accesso possono includere:

   • La mancata adozione di misure ragionevoli per assistervi;
   • Una ricerca inadeguata dei documenti in risposta alla richiesta di accesso;
   • L'applicazione di una tariffa inappropriata;
   • Il rifiuto di rinunciare a una tariffa applicata; oppure
   • Una proroga non autorizzata dei tempi impiegati dall'ente o dall'organizzazione pubblica per rispondere alla vostra richiesta di accesso.

   La presentazione di un reclamo all’ufficio del Commissario è gratuita.

Cosa fare in caso di reclamo 

1. Il primo passo è cercare di risolvere il reclamo direttamente con l’ente pubblico o l’organizzazione. Invia il reclamo per iscritto direttamente all’ente pubblico o al responsabile della protezione dei dati dell’organizzazione. Fornisci quanti più dettagli possibile per aiutarli a comprendere la natura del tuo reclamo. Chiedi all’ente pubblico o all’organizzazione di spiegare su quale base giuridica si sono agiti.
2. Concedete all’ente pubblico o all’organizzazione almeno 30 giorni lavorativi per rispondere. In genere non accettiamo reclami finché non avete atteso almeno 30 giorni lavorativi per una risposta. Conservate le copie della vostra corrispondenza con l’ente pubblico o l’organizzazione, poiché dovremo visionarle.
3. Se dopo 30 giorni lavorativi non avete ricevuto una risposta dall’ente pubblico o dall’organizzazione, potete presentare un reclamo al nostro ufficio.
4. Oppure, se non siete soddisfatti del modo in cui l’ente pubblico o l’organizzazione ha gestito il vostro reclamo, potete presentare un reclamo al nostro ufficio.

Come presentare un reclamo all’Ufficio del Commissario

Se hai cercato di risolvere il tuo reclamo direttamente con un ente pubblico o un’organizzazione e non sei soddisfatto della soluzione, oppure se non hanno risposto al tuo reclamo, puoi presentare un reclamo all’Ufficio del Commissario. La presentazione di un reclamo al Commissario è gratuita.

Per presentare un reclamo al Commissario:

1. Compila il nostro modulo online, una questione alla volta, e allega le copie dei documenti richiesti elencati di seguito. Se hai bisogno di assistenza, chiamaci al numero (250) 387-5629. Se utilizzi un LLM (come ChatGPT, CoPilot, Perplexity) per redigere il tuo reclamo, ti invitiamo a consultare le linee guida dell’OIPC che sottolineano l’importanza di prestare attenzione a ciò che condividi, di stare attento a inesattezze e allucinazioni, di mettere la privacy al primo posto e di conoscere i tuoi diritti. Si prega di verificare l’accuratezza di elementi quali decisioni giudiziarie, ordinanze dell’OIPC e altre fonti citate da un LLM.
2. Quando presentate un reclamo al nostro ufficio, siate specifici su ciò che è accaduto e su quali siano le vostre preoccupazioni. Se formulate accuse vaghe o generiche, l’elaborazione del vostro reclamo potrebbe subire ritardi mentre vi contattiamo per ottenere chiarimenti.

3. Quando presentate un reclamo in materia di privacy, inviateci i seguenti documenti:

   • Una copia del reclamo scritto inviato all’ente pubblico o all’organizzazione; 
   • Una copia della risposta dell’ente pubblico o dell’organizzazione (se presente);
   • Una sintesi del reclamo (max 500 parole).

4. Se state presentando un reclamo relativo all’accesso ai dati, inviate la seguente documentazione:

   • Una copia della richiesta originale di accesso ai documenti;
   • Una copia della risposta dell’ente pubblico o dell’organizzazione (se presente); 
   • Una copia del reclamo scritto relativo all'accesso inviato all'ente pubblico o all'organizzazione; 
   • Una copia della risposta dell’ente pubblico o dell’organizzazione (se presente);
   • Una sintesi del reclamo (max 500 parole)

I contributi che superano il limite di 500 parole potrebbero non essere presi in considerazione e potrebbero comportare il rifiuto del reclamo. 

Cosa aspettarsi

Il nostro team di revisione dei casi esaminerà il reclamo e la documentazione in base alle nostre politiche e ai nostri criteri, al fine di determinare se aprire un fascicolo relativo al reclamo. Se decidiamo di non indagare sul reclamo, riceverà una lettera che spiega i motivi della nostra decisione.

Se il reclamo viene accettato, riceverai una lettera di notifica in tal senso. Ti preghiamo di notare che il tuo nome e le tue informazioni di contatto, così come una copia del reclamo, saranno condivisi con l’ente pubblico o l’organizzazione oggetto del reclamo. Il Suo fascicolo potrebbe essere assegnato a un funzionario addetto all’esame dei casi o a un investigatore per la risoluzione rapida qualora sembri esserci la possibilità di risolvere il Suo reclamo senza indugio. In caso contrario, il Suo fascicolo verrà inserito in lista d’attesa per l’assegnazione a un investigatore. A causa dell’elevato volume di richieste e reclami ricevuti dal nostro ufficio, potrebbe trascorrere un po’ di tempo prima che il Suo fascicolo venga assegnato a un investigatore. Quando un investigatore inizierà a lavorare sul Suo fascicolo, riceverà una comunicazione per posta che le indicherà che il fascicolo è stato assegnato, includendo il nome e i recapiti dell’investigatore.

L’investigatore esaminerà il Suo reclamo e, dopo aver valutato le prove e la normativa, formulerà un parere, che potrà indicare se l’ente pubblico o l’organizzazione abbia ottemperato o meno alla legislazione. In alcuni casi l’investigatore potrebbe riuscire a mediare una soluzione al Suo reclamo. In altri casi, qualora la questione della conformità rimanga irrisolta o non sia stato raggiunto un potenziale rimedio, l’investigatore potrà deferire la questione per un’indagine formale che potrà sfociare in un provvedimento vincolante. In determinate circostanze, l’OIPC potrà considerare la questione risolta e decidere di non proseguire con l’indagine.

L’Ufficio del Commissario per l’Informazione e la Privacy garantisce che la legislazione in materia di privacy e accesso alle informazioni sia correttamente applicata nelle circostanze del caso. Il nostro approccio alla risoluzione delle controversie tra individui ed enti o organizzazioni pubbliche è di natura correttiva. In altre parole, cerchiamo di aiutare gli enti e le organizzazioni pubbliche a conformarsi alla legge piuttosto che punirli. Non concediamo risarcimenti né comminiamo sanzioni come fa un tribunale.

Per ulteriori informazioni sulla procedura di reclamo, consultare la sezione «Documenti orientativi » del nostro sito web.