부재 중 팁과 요령

8시간 안에 모든 업무를 끝내는 것이 항상 가능한 것은 아닙니다. 어쩔 수 없이 재택근무를 해야 할 때도 있습니다. 하지만 사무실 밖에서 개인 정보에 액세스할 때마다 개인 정보가 분실되거나 손상될 위험이 높아집니다. 공공 기관과 민간 조직은 정보의 자유 및 사생활 보호법("FIPPA")과 개인 정보 보호법("PIPA")에서 요구하는 대로 종이 및 전자 기록을 안전하게 보관해야 합니다.

버스나 비행기로 이동 중이거나 재택근무 또는 원격지에서 근무하고 노트북, USB 스틱, 스마트폰 또는 태블릿을 사용하여 사무실 밖에서 개인 정보에 액세스하는 경우, 데이터를 보호하는 데 도움이 되는 몇 가지 상식적인 단계를 소개합니다.

사무실 외부로 기록 가져오기

사무실 밖으로 옮긴 개인 정보를 보호하기 위해 할 수 있는 여러 가지 방법이 있습니다:

• 사무실에서 개인 정보를 제거해야 하는 것이 정말 필요한지 스스로에게 물어보세요.
• 필요한 최소한의 개인 정보만 가져가고 나머지는 그대로 두세요.
• 사무실에서 기록을 제거하기 전에 경영진의 승인이 필요한지 확인하세요. 조직에는 사용자의 이름, 기록에 대한 설명, 기록이 제거된 날짜, 제거를 승인한 관리자의 이름이 포함된 사인아웃 시트가 있어야 합니다.
• 개인 정보를 저장하는 모든 전자 장치를 암호화하세요. 여기에는 가정용 컴퓨터, USB 플래시 스틱, 노트북, 스마트폰 등이 포함되지만 이에 국한되지 않습니다.
• 개인 이메일을 업무 목적으로 개인 정보가 포함된 기록을 전송하는 수단으로 사용하지 마세요. (자세한 지침은 OIPC의 공공 업무용 개인 이메일 계정 사용 문서를 참조하세요.)

개인 정보를 이용한 원격 작업

• 사용 가능한 경우 조직의 VPN(가상 사설망)을 사용하여 보다 안전하게 데이터를 주고받으세요.
• 노트북이나 가정용 컴퓨터를 사용하지 않을 때는 로그오프하거나 종료하세요.
• 사무실 밖에서 개인 노트북, 스마트폰 또는 기타 기기를 사용할 때는 조직의 개인 기기 가져오기 지침을 숙지하세요.
• 잠시 동안 사용하지 않으면 자동 로그오프가 실행되도록 설정하세요.
• 개인 정보 작업에 사용하는 노트북을 가족이나 친구를 포함한 다른 사람과 공유하지 마세요.
• 기록을 사용하지 않을 때는 본인만 접근할 수 있는 잠긴 서류함이나 책상 서랍에 보관하세요.
• 공공장소에서 고객, 직원 또는 시민의 개인 정보를 이메일이나 팩스로 보내지 마세요.
• 업무 목적으로 개인 기기를 사용하는 경우 소속된 조직의 BYOD(개인 기기 사용) 정책을 이해하고 준수하세요.
• 개인정보를 도난당하거나 분실한 경우 즉시 상사와 소속 조직 또는 공공 기관의 개인정보 보호 규정 준수 책임자에게 알리고 경찰에 신고하고 정보 및 개인정보 보호 위원회에 알리세요. 조직 또는 공공 기관에서는 개인 정보가 도난 또는 분실된 개인에게 유출된 정보의 종류와 이를 복구하기 위해 취하고 있는 조치에 대해 알려야 합니다.

더 많은 제안 사항은 사무실 밖에서 개인 정보 보호 및개인 기기 프로그램 팁 시트지침 문서를 참조하세요.